Jak pisać maile po angielsku? - część 1

Właściwy język biznesu to połowa sukcesu firmy. Komunikując się z klientem, warto pamiętać o kilku zwrotach, które pomogą nam nie tylko zdobyć anglojęzycznego klienta, ale również przekonać go do stałego korzystania z naszych usług.

Oto kilka wskazówek, które pozwolą nam ten cel osiągnąć:

Dobra komunikacja to podstawa biznesu - efekty widać szybko!

 1. Jak zacząć wiadomość

Zawsze od „Dear [Imię lub nazwisko] lub Hello {Imię} – to pierwsze w przypadku bardziej oficjalnej korespondencji, druga opcja – gdy już kogoś znamy i mamy z nim ustanowione relacje na polu zawodowym. Najlepiej jednak adresować klienta w taki sposób, w jaki nasz klient adresuje nas. Jeśli pisząc do nas po raz pierwszy rozpoczynają wiadomość od „hello”, nie starajmy się być oficjalni.

2. Używaj odpowiedniego tytułu

To ma znaczenie. Panowie zazwyczaj są prości – przed nazwiskiem mają Mr, chyba że któryś woli tytułować się Dr lub Prof. Z paniami jest inaczej. W języku angielskim obowiązuje wciąż skomplikowany system:

Miss – to jest panna, osoba niezamężna

Mrs – to pani, która wyszła za mąż

Ms – to sprawa nieokreślona.

Najbezpieczniej tytułować panie trzecią opcją. Dla wielu jest to szczególnie ważne, bez względu na ich stan cywilny. Część z nich zwyczajnie nie chce w biznesie figurować jako żona czy matka, a raczej oddany prezes firmy  – dlatego polecam Ms, ponieważ nie można źle trafić!

3. Zawsze używaj „could”

W języku polskim nie ma nic złego w następującym zdaniu:

„Proszę o przesłanie dokumentów w ciągu 7 dni.”

Jest jak najbardziej uprzejme, poprawne pod każdym względem i nie dziwi nikogo. Jednak tłumacząc je na angielski: „Please send the documents within 7 days.”, mimo że wydaje nam się równie odpowiednie – niekoniecznie jest! A już na pewno nie z punktu widzenia Brytyjczyka…

Oczywiście, Anglik może je napisać, zrozumieć, odebrać poprawnie i wykonać co trzeba. Pewnie otrzymalibyśmy te dokumenty w ciągu 7 dni. Ale żeby wyszło ładnie i profesjonalnie, a nie rozkazująco, wersja zdania powinna brzmieć następująco:

„Could you please send the documents within 7 days?” – Czy mogłaby Pani/mógłby Pan przesłać dokumenty w ciągu 7 dni?

Jest to odbierane nie jako prośba, ale jako polecenie – tylko w milszy, bardziej profesjonalny sposób. Ma to szczególne znaczenie  – jeśli chcemy być dla klientów uprzejmi i mieć dobre relacje – wierzcie mi, „could” może zdziałać cuda.